Privacyverklaring Bezuidenhout Begroot

De gemeente verzamelt en gebruikt verschillende categorieën persoonsgegevens van haar inwoners. Het hangt af van de specifieke verwerking welke persoonsgegevens precies worden verwerkt en voor welk doel. Hieronder lees je voor welke doelen op Bezuidenhout Begroot persoonsgegevens worden verwerkt.

Doel

• Verzamelen van goede plannen van bewoners, ondernemers en organisaties voor een mooier, gezelliger, sportiever en groener Bezuidenhout.
• Uitvoeren van een draagvlakmeting (minimaal 25 likes) en een haalbaarheidscheck op de ingediende plannen.
• Verdelen van budget over de haalbare plannen en bepalen welk plannen worden uitgevoerd door de bewoners van Bezuidenhout.

Subdoelen

• Inzicht krijgen in waar de likes (= stemmen) op de ingediende plannen vandaan komen.
• Inzicht geven aan bezoekers, planindieners en gemeente in de argumenten voor of tegen een plan.
• Zorgen voor een rechtmatig verloop van het participatief begroten.

Een spelregel voor het indienen van plannen is dat iedereen een plan mag indienen. We nodigen nadrukkelijk bewoners uit Bezuidenhout uit om op de plannen te stemmen.

De gemeente verwerkt deze persoonsgegevens op basis van een taak van algemeen belang, namelijk om in het kader van een zorgvuldige voorbereiding van besluiten (Algemene wet bestuursrecht) tot een gedragen besteding te komen van de € 40.000,- vanuit de subsidieregeling Leefbaarheid en Bewonersparticipatie.

Persoonlijke stemcodes: van 5 juni t/m 3 juli 2020 controleren we het gebruik van de persoonlijke stemcodes die alle bewoners van Bezuidenhout van 12 jaar en ouder hebben ontvangen. Zo kunnen we ervoor zorgen dat alleen bewoners van Bezuidenhout van 12 jaar en ouder stemmen. De persoonlijke stemcodes zijn losgekoppeld van persoonlijke gegevens. We weten dus niet welke bewoner (met naam en adresgegevens) wel of niet heeft gestemd. De persoonlijke stemcodes worden wel gebruikt om te onderzoeken welk type (geslacht en leeftijd) bewoners wel en niet hebben gestemd. Deze demografische gegevens zijn door gescheiden databestanden niet te herleiden tot de persoonsgegevens (naam en adres).   

Postcode: van 26 maart t/m 23 april 2020 (indienen en liken van plannen) registreren we postcodes, omdat we willen weten waar de stemmen vandaan komen. Zijn het mensen uit Bezuidenhout die hun mening geven of komen de reacties uit Groningen?

Naam: van 26 maart t/m 30 april 2020 vragen we mensen die zich registreren om hun naam op te geven. Als je een plan indient, is je naam zichtbaar op de pagina van jouw ingediende plan. Als je een argument plaatst is je naam ook zichtbaar op de pagina. Dit doen we omdat het de kwaliteit van het gesprek / discussie verbetert. Je kunt uiteraard een alias opgeven.

E-mail: van 26 maart t/m 30 april 2020 vragen we mensen die zich registreren om een e-mailadres, omdat we in contact willen (kunnen) komen over hun ingediende plan. De indieners van plannen worden na de haalbaarheidscheck persoonlijk geïnformeerd per e-mail of hun plan haalbaar is. Van 5 juni t/m 3 juli 2020 kunnen bewoners die gestemd hebben zich aanmelden om op de hoogte te blijven over Bezuidenhout Begroot door hun e-mailadres op te geven. 

Telefoonnummer: van 26 maart t/m 23 april 2020 vragen we mensen die een plan indienen optioneel om hun telefoonnummer. Dit doen we om snel contact op te kunnen nemen over het plan. 

IP-adressen: van 26 maart t/m 30 april 2020 worden tijdelijk IP-adressen opgeslagen om eventuele onregelmatigheden in het liken (= stemmen) en indienen van plannen te kunnen opsporen.

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. Voor jouw persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van Bezuidenhout Begroot geldt het volgende:

• Het indienen en liken (= stemmen) van plannen loopt af op 30 april 2020. Daarna wordt de website Bezuidenhout Begroot statisch gemaakt. Plannen, namen van indieners, aantal voor- en tegen stemmen en argumenten voor- en tegen blijven wel zichtbaar op de website.
• Na 30 april 2020 worden de verzamelde gegevens verwerkt in een beknopte (geanonimiseerde) analyse van waar mensen vandaan komen die hebben meegedaan aan het stemmen, per plan. Deze informatie wordt met de voor- en tegenargumenten meegestuurd aan de medewerkers van de gemeente die van 1 mei t/m 5 juni 2020 een haalbaarheidscheck doen op de plannen.
• Op 5 juni 2020 worden de haalbare plannen bekend gemaakt waar bewoners van Bezuidenhout op kunnen stemmen. De niet haalbare plannen en namen van indieners blijven ook zichtbaar op de website.

Alle plannen blijven zichtbaar op de website tot twee maanden nadat de winnende plannen bekend zijn gemaakt. Op 10 september 2020 (twee maanden na afronding van Bezuidenhout Begroot) wordt de website in principe uit de lucht gehaald. Het kan zijn dat de website voor archiefdoeleinden online blijft. Indien daartoe wordt besloten, worden de namen van de planindieners en namen van mensen die gereageerd hebben op plannen op de website geanonimiseerd. Ook de achterliggende databases worden verwijderd: de geregistreerde namen, postcodes, e-mailadressen, telefoonnummers en IP-adressen.